El 10 de diciembre de 2018 se aprobó la Ley Num 257, conocida como la “Reforma Contributiva”, que trajo cambios significativos en cuanto a los reclamos de gastos en la Planilla de Contribución sobre Ingresos de individuos y corporaciones. Los mismos entran en vigor en el año 2019 y siguientes.
Uno de los cambios más significativos de la Reforma es el requisito de radicar nuevas declaraciones informativas (480) para deducir los gastos en la Planilla de Contribución Sobre Ingresos. Además, incorpora información de aquellas partidas NO sujetas a retención por pagos realizados después de quinientos ($500.00) dólares y que se detallan a continuación:
Radicadas por el contribuyente
- Salario
- Servicios Prestados por residentes y no residentes
- Comisiones
- Costos de alquiler
- Servicios de Electricidad (A.E.E.)
- Servicios de Agua (A.A.A.)
- Cuotas de mantenimiento pagadas a asociaciones de residentes o condominios
- Cuotas de membresia pagadas para beneficiar al empleado
- Educacion continua para profesionales y oficios para empleados
Radicadas por el suplidor a nuestro contribuyente
- Planes de salud
- Gastos de seguro de propiedad
- Servicios de telecomuncaciones
- Servicios de Internet
- Gastos Publicitarios
- Otros ingresos
Sin embargo, para el año calendario 2019 únicamente, el Departamento de Hacienda mediante Determinación Administrativa (DA 19-08) estableció que la persona responsable de la preparación del Formulario 480.7E no será la persona que recibe el pago (suplidor), sino la persona o entidad que realizó estos pagos. Para el 2020, será responsabilidad de preparar el Formulario 480.7E el que recibe dichos pagos.
Los siguientes gastos No requieren una Declaracion de información, por lo que se consideran no deducibles para el cálculo de CBA
- Gastos de auto
- Reparación y mantenimiento
- Gastos de viaje
- Gastos de comida y entretenimiento
- Suministros de oficina y efectos
- Materiales utilizados directamente en la presentación del servicio.
- Sellos, cupones y tarifas
- Gastos de envio
- Uniformes
- Estacionamiento y peajes
- Gastos de Oficina
- Cargos bancarios
- Deudas incobrables
Todas las declaraciones informativas deben enviarse a través de SURI.
El gasto puede ser deducido a través de una Declaración Informativa (480) que esté a nombre del contribuyente que hace la declaración; de lo contrario, el contribuyente NO podrá reclamar el gasto en su Planilla.
Pagos a No Residentes
Para pagos por servicio a No Residentes que superen los $500.00 anuales, el contribuyente debe retener, pagar y enviar a los proveedores el formulario de Informativa 480.6C.
En el caso de los pagos por servicios realizados a No Residentes, y, si el proveedor se desempeña fuera de Puerto Rico, no existe un requisito de retención; sin embargo, a partir del año 2019 se debe radicar una informativa 480.6C para reclamar el gasto. Pago del IVU autoimpuesto por servicios del 4% del pago realizado a un NO Residente, sea Agente Retenedor o Agente NO Retenedor debe hacerse el dia 20 del siguente mes en que realizó el pago por servicio. Por ejemplo: el 1 de noviembre de 2019 la corporación ABC contrato los servicios de consultoría de la Corporación DEF con oficinas en el Estado de Florida (no dedicado a negocio en PR) por $4,500. ABC debe autoimponerse el 4% de IVU $4,500 x 4%= $180.00 y someter el pago electronicamente a través de SURI conjuntamente con la Planilla Mensual del IVU en o antes del 20 de diciembre de 2019. Si no hace el pago de $180.00 no podrá reclamar el gasto de $4,500. NO aplica el pago de IVU autoimpuesto en caso de que la corporación tenga vigente un Decreto bajo la Ley 20-2012 o Ley 60-2019.
Si el proveedor realiza el trabajo en Puerto Rico, estará sujeto a una retención de 20% si es un individuo, o 29% si es entidad o corporación que no hace negocio en Puerto Rico. La retención debe someterse a Hacienda en o antes del día 15 del siguiente mes en que realizó la retención. Además, deberá radicarse la Informativa 480.6C.
Información requerida en la 480
Es esencial que en los registros de contabilidad se mantenga la información de los proveedores de todos los desembolsos realizados sujetos a informativa 480. La información que deberá incluirse es la siguiente:
- Nombre completo y número de seguro social
- Dirección postal
- Si corresponde, copia del Certificado de Relevo total o parcial de la retención en el origen, que esté vigente a partir del año de reclamo de la exclusión.
Recomendamos el uso del formulario W-9 para la recopilación de los datos necesarios de todos los proveedores de servicios.
Formulario trimestral y de fin de año – Formulario de información Forma 480 (el equivalente al Formulario 1099- Federal)
La reforma contributiva trajo consigo una nueva Declaración Trimestral de Retención de Contribución Sobre Ingresos por Pagos por Servicios (Formulario 480.6SP-1) en la cual se detallan los pagos realizados por servicios, así como la contribución retenida y depositada durante cada trimestre.
Cualquier cantidad adeudada por retenciones que no hayan sido pagados durante uno de los meses cubiertos en la declaración, deberá pagarse en o antes del último día de cierre del trimestre.
Será responsabilidad del pagador presentar un Formulario de reconciliación anual por las cantidades retenidas cada año a más tardar del 28 de febrero del año siguiente al pago, junto a las Declaraciones informativas. La retención debe conciliar la información contenida en la informativa con la información presentada en el Estado de reconciliación anual (480.6SP-2).
Penalidades por incumplimiento
No habrá prórroga de tiempo para la radicación de estos formularios de informativas. No radicar los formularios en la fecha de vencimiento dará lugar a penalidades. El agente retenedor deberá conservar unan copia de las 480 por un período de 10 años.
Todo contribuyente que no cumpla con la radicación de las Declaraciones Informativas (480) NO PUEDE deducir los gastos relacionados en su Planilla de Contribución Sobre Ingresos.
A partir del 1 de enero de 2020, el Departamento de Hacienda comenzará a implementar multas y penalidades, por lo que debe asegurarse de cumplir con las fechas de radicación estipuladas y evitar las sanciones. Las penalidades se detallan a continuación:
$500.00 Penalidad por c/u– Informativa que no se hayan radicado a tiempo.
$500.00 Penalidad por c/u –Informativas que no sean radicadas electrónicamente.
$100.00 Penalidad por – Informativa no sea entregada a quien le realizo el pago.
Penalidad 25% – 50% del Monto total de la contribución – Por no depositar la retención en el origen.
Penalidades por incumplimiento de retención
Si el contribuyente no cumple con su responsabilidad de retener y depositar, estará sujeto a pagar multas, intereses y recargos, tales como:
- Penalidades: 2% por cada 30 días en que no se depositen los montos retenidos. Estos no excederán el máximo del 24%.
- Interés anual: 10%
- Recargos: no habrá cargos durante los primeros 30 días.
- 31 a 60 días – 5%
- 61 días o más – 10%
Método contable de Acumulación o cierre de año no fiscal
Los contribuyentes que están bajo el método de acumulación o que se rigen por un año económico que no cierra el 31 de diciembre, pueden reclamar la deducción, incluso si el monto no se refleja en una declaración informativa.
Esto es así siempre y cuando se incluya la reconciliación entre el gasto reclamado y la cantidad informada en la declaración informativa. Las corporaciones que se les requiere Estado Financiero auditado, no tienen que someter la reconciliación del gasto reclamado. Hasta la fecha Hacienda no se ha expresado en cuanto a cómo requerirá esta reconciliación.
