El Departamento de Hacienda (DH) anualmente revisa y publica una nueva versión de los formularios de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas que requieren ser sometidos por un patrono o agente retenedor para el año. Así pues, el DH publicó recientemente el Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 18-18 (BI RI 18-18) para notificar la publicación de los formularios de Comprobantes de Retención de salarios y Declaraciones Informativas para el año 2018 e informar los cambios más significativos realizados a dichos formularios.
El BI RI 18-18 también indica que la radicación de todos los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas correspondientes al año 2018 debe ser realizada únicamente por medios electrónicos a través del Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI). Próximamente el Departamento estará emitiendo una publicación para proveer más detalles del proceso de radicación electrónica de dichos formularios a través de SURI.
A continuación, les presentamos un bosquejo de los cambios y nuevas partidas a ser incluidas en las Declaraciones Informativas. Algunas serán Opcionales (O) para el 2018, pero Requeridas (R) para el 2019:
Comprobante de Retención y Corrección al Comprobante de Retención–Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR
- Se añadió un encasillado en la información general para que el patrono indique si la remuneración reportada en el formulario incluye pagos al empleado por concepto de:
- Servicios prestados por un médico cualificado que posea un decreto vigente bajo la Ley 14-2017, conocida como la Ley de Incentivos para la Retención y Retorno de Profesionales Médicos.
- Servicios domésticos en el hogar, club colegial local, o capítulo local de una fraternidad o sororidad colegial (para propósitos de la Administración del Seguro Social).
- Cualquier otro servicio que el Departamento requiera mediante reglamento, determinación administrativa o carta circular, en cuyo caso deberá indicar el concepto del pago de salarios.
- Se añadió un encasillado de salarios exentos para que el patrono pueda informar por separado los salarios exentos por hasta tres conceptos diferentes:
- Pagos por desastre declarados exentos por el Gobernador de Puerto Rico o el Presidente de los Estados Unidos.
- Pagos a empleados públicos bajo el Programa de Transición Voluntaria, conforme a las Órdenes Administrativas 2017-05 y 2017-06 emitidas por la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico (“AAFAF”).
- Compensación o indemnización pagada a un empleado por razón de despido.
Declaración Informativa – Ingresos No Sujetos a Retención-Formulario 480.6A
Deberá reportarse lo siguiente:
- El total de aportación especial por servicios profesionales y consultivos conforme a la Ley 48-2013, según enmendada (“Ley 48-2013”). Este encasillado será utilizado únicamente por agencias, dependencias o instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico, corporaciones públicas, así como la Rama Legislativa, la Oficina del Contralor, la Oficina del Procurador del Ciudadano y la Rama Judicial, para informar el cargo de 1.5% del total del contrato de servicios profesionales con el gobierno.
- La cantidad monetaria que reembolsó al proveedor del servicio por los gastos pagados y que fueron presentados separadamente en las facturas.
- Toda entidad aseguradora de servicios de salud (“Asegurador”) deberá indicar la cantidad por concepto de deducibles, coaseguros y copagos que le corresponde pagar a una persona asegurada al proveedor de quien recibió los servicios de salud, conforme al contrato entre el Asegurador y el proveedor de servicios de salud. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que todo Asegurador informe las cantidades aplicables por este concepto.
- La cantidad total pagada por concepto de primas de seguros directamente relacionadas a la operación de una industria o negocio. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que toda industria o negocio informe las cantidades pagadas por este concepto.
- La cantidad total pagada por concepto de servicios de telecomunicaciones, directamente relacionados a la operación de una industria o negocio. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que toda industria o negocio informe las cantidades pagadas aplicables a este concepto.
- La cantidad total pagada por concepto de anuncios, promoción, publicidad y mercadeo directamente relacionados a la operación de una industria o negocio. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que toda industria o negocio informe las cantidades pagadas por este concepto.
- La cantidad total pagada por concepto de servicios de acceso a internet y servicios de televisión por cable o satélite directamente relacionados a la operación de una industria o negocio. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que toda industria o negocio informe las cantidades pagadas aplicables a este concepto.
- La cantidad total pagada por toda industria o negocio a cambio del uso o privilegio de utilizar un intangible. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que toda industria o negocio informe las cantidades pagadas aplicables a este concepto.
Declaración Informativa – Ingresos Sujetos a Retención-Formulario 480.6B
Deberá reportarse lo siguiente:
- El total de aportación especial por servicios profesionales y consultivos conforme a la Ley 48-2013 a ser utilizado únicamente por el Gobierno.
- La cantidad monetaria que reembolsó al proveedor del servicio por los gastos pagados por él y que fueron presentados separadamente en las facturas.
- Todo Asegurador para indicar la cantidad por concepto de deducibles, coaseguros y copagos que le corresponde pagar a una persona asegurada al proveedor de quien recibió los servicios de salud, conforme al contrato entre el Asegurador y el proveedor de servicios de salud. Para el año 2018 será opcional completar este encasillado. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que todo Asegurador informe las cantidades aplicables por este concepto.
- Deberá indicarse en sección de Pagos por Servicios Prestados por Individuos y Pagos por Servicios Prestados por Corporaciones y Sociedades que la cantidad reportada en la columna de Cantidad Pagada corresponde a pagos por servicios prestados por médicos cualificados que posean un decreto bajo la Ley 14-2017, en la medida que los mismos constituyan ingreso elegible bajo dicho decreto.
Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención -Formulario 480.6B.1
Los corredores, agentes y otros intermediarios financieros que reportan una contribución que fue retenida y depositada por el emisor o entidad que efectuó el pago deberán completar la Parte III del Formulario. Para el año 2018 solo se requerirá completar la información que tenga disponible el Intermediario. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que se complete toda la información contenida en esta parte.
Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen – No Residentes -Formulario 480.30
Los corredores, agentes y otros intermediarios financieros que reportan una contribución que fue retenida y depositada por el emisor o entidad que efectuó el pago deberán completar la Parte III del Formulario. Para el año 2018 solo se requerirá completar la información que tenga disponible el Intermediario. Sin embargo, a partir del año 2019 el Departamento requerirá que se complete toda la información contenida en esta parte.
Declaración Informativa – Ingresos Exentos y Excluidos e Ingresos Exentos Sujetos a Contribución Básica Alterna-Formulario 480.6D
- Se eliminó el encasillado de Compensación o Indemnización Pagada a un Empleado por Razón de Despido bajo la Sección 1031.01(b)(11) del Código, toda vez que dichos pagos se informarán en el Comprobante de Retención como salarios exentos.
Formulario 480.7A – Declaración Informativa – Intereses Hipotecarios
- Deberá indicarse la localización de la propiedad que garantiza el préstamo hipotecario.
Declaración Informativa – Planes de Retiro y Anualidades -Formulario 480.7C
- Deberá reportarse la porción de una distribución que corresponda a ingresos exentos.
Nuevos Formularios de Estados de Reconciliación para el Año 2018
Mediante el BI RI 18-18, el DH informa sobre la creación de dos nuevos formularios:
- Formulario 480.7B.1 – Estado de Reconciliación Anual de Contribución Retenida de Cuentas de Retiro Individual y Cuentas de Aportación Educativa: Para el año 2018 se crea este formulario para que el agente retenedor resuma el total de las contribuciones retenidas por categoría reportadas en los Formularios 480.7 “Declaración Informativa – Cuenta de Retiro Individual” y 480.7B “Declaración Informativa – Cuenta de Aportación Educativa”.
- Formulario 480.7C.1 – Estado de Reconciliación Anual de Contribución Retenida de Planes de Retiro y Anualidades: Para el año 2018 se crea este formulario para que el agente retenedor resuma el total de las contribuciones retenidas por categoría reportadas en el Formulario 480.7C “Declaración Informativa – Planes de Retiro y Anualidades”.
Recuerde que a partir del 10 de diciembre de 2018 el DH realizó una serie de actualizaciones a la plataforma de SURI, por lo que los Comprobantes de Retención de Salarios y las Declaraciones Informativas se estarán trabajando en SURI. Favor hacer referencia a nuestro Boletín titulado “Hacienda Pospone Vencimiento de Planillas y Transacciones”.
Importante saber que se eliminó la pre-asignación de números de control por parte del DH. El número de control debe ser un máximo de nueve (9) dígitos y no podrá repetirse por tipo de forma y año contributivo de un agente retenedor.
Además, a partir del 6 de diciembre la consulta e impresión de W-2 y Declaraciones Informativas ya no estará disponible a través de Colecturía Virtual. A partir del 10 de diciembre la impresión de estos formularios estará disponible a través de SURI. El contribuyente debe estar registrado en SURI para acceder a la impresión de estos formularios.
NOTA: Le exhortamos a que se comunique con nuestras oficinas para obtener información detallada sobre el proceso, discutir su caso particular y coordinar acciones a seguir.
